武田 祐輔 
「問い合わせは来ているはずなのに、なぜか成果につながらない」
多くの工務店で起きているこの問題、原因は集客力ではなく管理にあります。
- Excelが何枚もある
- LINEやメールに情報が散らばっている
- 「あの案件、今どうなってたっけ？」と聞かないと分からない
この状態、正直かなり危険です。
なぜなら“忙しい時ほど、大事なことが抜け落ちる”から。
そこで行き着いたのが、Notion×スプレッドシートという組み合わせ。
最新ツール自慢ではありません。
「小さな工務店でも続く」「現場が回る」ための、かなり地味で現実的な仕組みです。
1. リード・面談管理のデータベース構築
集客管理で一番怖いのは、反応が悪いことではありません。
忘れることです。
誰が、いつ、どこから来たリードなのか。
面談したのか、していないのか。
次は何をする予定なのか。
これを頭と記憶で管理しようとすると、必ず破綻します。
Notionでは、リード・面談を一つのデータベースで管理します。
項目はシンプルです。
- 流入媒体
- 初回接触日
- 現在のステータス（未対応／面談済み／検討中など）
- 次アクション
ポイントは「完璧を目指さない」こと。
最初から細かく作ると、100％使われません。
まずは“今、誰が何を対応しているかが一瞬で分かる”状態を作る。
それだけで、抜け漏れは体感で激減します。
2. 顧客ストーリーを記録して資産化する
数字だけ追っていると、集客は必ず行き詰まります。
なぜなら、家づくりは数字で決まらないから。
Notionに残しているのは、
- なぜ家を建てようと思ったのか
- 最初に不安だったこと
- 決め手になった一言
こうした顧客ストーリーです。
これが溜まってくると、何が起きるか。
営業トークが揃います。
ブログのネタに困らなくなります。
見学会で話す内容が、驚くほど噛み合います。
「このお客さん、前の人と同じことで悩んでるな」
こう気づけるだけで、対応の質は一段上がります。
顧客ストーリーは、一度書けば何度も使える資産です。
3. 案件進行を自動化する仕組み
案件管理が属人化する最大の原因は、
「次に何をするか」が人の頭にあることです。
Notionでは、案件のステータスを動かすだけで、
- 次回連絡日
- やるべきタスク
が自然に見えるようにしています。
とはいえ、完全自動にはしていません。
なぜなら、考えるべき部分まで自動化すると、逆に事故が起きるから。
ルールはシンプル。
- 判断は人
- リマインドと整理は仕組み
これだけで、「あ、連絡忘れてた…」はほぼなくなります。
自動化の目的は楽をすることではなく、安心して現場に集中することです。
4. スタッフ間で共有するテンプレート運用法
テンプレートと聞くと、スタッフはだいたい嫌がります。
「自由がなくなる」「書かされている感がある」。
そこでやったのは、最低限だけ決めること。
面談メモなら、
- 不安
- 期待
- 印象に残った一言
この3項目だけ。
書き方は自由です。
するとどうなるか。
引き継ぎが一気に楽になります。
誰が見ても状況が分かる。
「聞かないと分からない」が減る。
テンプレートは縛るためのものではありません。
考える負担を減らす道具です。
ここを間違えなければ、自然と使われます。
まとめ
Notion×スプレッドシートは、魔法のツールではありません。
でも、正しく設計すれば、
小さな工務店を抜け漏れと属人化から守る仕組みになります。
大事なのはツールではなく、思想です。
- 全部を管理しようとしない
- 人がやること、仕組みに任せることを分ける
- 続く形にする
今日からできる一歩として、これをやってみてください。
「今、誰が、どの案件を対応しているか」を1枚にまとめる。
それだけで、集客管理は確実に前進します。